Formularios digitales o formularios 3.0 ¿Qué son?
En la era de la inmediatez, se ha hecho indispensable la utilización de elementos que nos ayuden a agilizar los tiempos. En la búsqueda de la eficiencia y la mejora continua la tecnología disponible en dispositivos como smartphones y tablets nos ayuda a estar a la altura de la demanda de nuestros clientes.
Por eso, muchas empresas están evolucionando en su forma de trabajo, dejando atrás los casi obsoletos formularios en papel, para pasar a aprovechar las ventajas de los formularios digitales. Pero ¿Qué son?
Primero, son la versión mejorada del tradicional documento de papel. Los formularios digitales sacan el máximo partido a la tecnología que más usamos a diario, llevando a las empresas a incrementar su productividad, reduciendo pérdidas de tiempo que les cuestan importantes cantidades de dinero cada año.
Entre los múltiples beneficios que entregan los formularios digitales están: la facilidad de llenado, la accesibilidad que ofrecen –desde cualquier lugar- la posibilidad de revisarlos offline y, por cierto, el hecho de que nunca se pierden o rompen, como sucede con los papeles. Además, de maximizar los espacios de trabajo, que antes se llenaban de estantes y cajoneras con archivos y carpetas, los formularios digitales permiten adjuntar fotos, firmas, geolocalización y documentos en PDF.
En promedio, el uso de formularios digitales representa un ahorro de 11 horas de trabajo por semana, y les ahorra a los dueños de las empresas seis horas por semana. Además, posibilitan el seguimiento en tiempo real, permiten recopilar mucha más información, son más seguros y, encima, evitan el desperdicio de papel, lo que nos lleva a hacer negocios más sustentables.
¿Para qué se utilizan habitualmente? Manejo de facturas, reporte de las finanzas, administración de recursos humanos y legales, órdenes de trabajo (inspecciones, auditorías, etc.), órdenes de compra (mayoristas, bodegas, etc.), órdenes de servicio (mantenimientos, garantías, cotizaciones), y órdenes de producción (múltiples líneas, inventarios), entre muchos usos más.
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